Plan je productieve dag! [met gratis printable]

Het maximale uit je dag halen, dat willen we allemaal wel. Maar waarom lukt het soms niet en wat kun je eraan doen?

Uitstelgedrag

Herken je dit? Het is het einde van de middag en je bent als een malle bezig om je werk af te krijgen. Je hebt nog maar weinig tijd en je vraagt je voortdurend af waarom je er toch niet eerder aan begonnen bent! Wat ging er mis? Zou het kunnen dat je vandaag iets te veel tijd hebt gespendeerd aan sociale media, koffiepauzes of taken die je eigenlijk ook makkelijk naar morgen of volgende week had kunnen verschuiven?

Troost: je bent niet alleen! Naar schatting heeft 95% van de mensen wel eens last van ‘uitstelgedrag’. Je herkent uitstelgedrag bijvoorbeeld aan:

• Dingen doen die eigenlijk weinig prioriteit hebben
• Dingen heel lang op je to do lijst laten staan, ook als ze wel belangrijk zijn
• E-mails een paar keer lezen zonder een beslissing te nemen
• Wachten tot je ‘in de stemming’ bent om met een bepaalde taak aan de slag te gaan

Ik beken: ik kon er wat van, dat uitstellen. Maar door je dag van tevoren zorgvuldig in te plannen ga je veel productiever werken en behoed je jezelf voor deze fout

Focus!

Ben je dan eindelijk aan het werk, hoor je aan de ‘ping’ dat er een nieuwe mail binnenkomt. Je stopt waar je mee bezig bent. ‘Even lezen’ denk je en voor je het weet ben je weer 10 minuten bezig een mooie mail terug te dichten. Doe dit niet! Want als je wordt afgeleid, dan duurt het ruim 20 (!) minuten voor je weer met focus aan het werk bent. Er is dus behoorlijk veel winst te behalen als je ervoor zorgt zo min mogelijk afgeleid te worden. Wanneer je aan het multitasken bent, laat je doelbewust toe dat je afgeleid wordt. Het is juist het switchen tussen taken dat ervoor zorgt dat het maar liefst 50 procent langer kan duren voor je jouw taak volbrengt. Ai, dat is eigenlijk weggegooide tijd dus!

Ken je dat gevoel van een snel naderde deadline? Je staat op scherp en je bent zeer gefocust. Het werk vliegt dan uit je handen! Hoe kun je ook zonder deadline een zo’n productieve dag hebben? Door je focus te bepalen én je niet af te laten leiden

Plan realistisch

Niets is fijner dan een planning die ook realistisch is. Dat aan het einde van de dag de taken die je opschreef ook echt gedaan zijn! Plan daarom eerst tijd in voor taken waar je niet onderuit kunt. Daarna vul je het aan met je to-do taken. Vraag jezelf eens af; hoeveel tijd zou je op een dag moeten inplannen voor: Ad-hoc klusjes? Beantwoorden van de mail? Beantwoorden van de telefoon? En vergeet de pauzes niet!

Alle tijd daaromheen is beschikbaar voor to-do items. Bekijk kritisch welke werkzaamheden prioriteit hebben en hoeveel tijd je hieraan kwijt denkt te zijn. Plan ruim, maar niet te ruim. Je moet niet in de verleiding komen om andere zaken (die geen prioriteit hebben) op te pakken. Van je planning afwijken is geen ramp, maar een beetje houvast werkt wel zo prettig.

Ik help je op weg!

Gratis printable

Speciaal voor jou heb ik een printable ontworpen die je kunt gebruiken om je dag gedetailleerd en realistisch in te plannen. Denk hierbij aan de volgende stappen om tot een productieve dag te komen:

• Benoem je doel(en) van de dag
• Stel niet uit, hou je aan je planning
• Werk met focus, dus stop met multitasken
• Vergeet je pauzes niet in te plannen!

Tip    plan je ‘must-do’ taken als eerste in. Dit zijn de taken die persé die dag moeten gebeuren of die je al veel te lang hebt uitgesteld en die gewoon gedaan moeten worden.

Plan jij op deze manier voor morgen een productieve dag?

Veel plan-plezier!

Groetjes, 
Jisca